Privacybeleid Okken Administraties & Adviezen

Privacybeleid


Okken Administraties en Adviezen werkt met persoonsgegevens en financiële gegevens van haar klanten. Als administratiekantoor hebben wij deze informatie nodig om ons werk goed uit te kunnen voeren.

Wij informeren u in ons privacybeleid onder meer over de gegevens die wij verzamelen, hoe wij deze gegevens beveiligen en hoelang wij de gegevens bewaren. Zo krijgt u meer inzicht in wat er met uw persoonsgegevens gebeurt.

Welke gegevens worden verzameld?

  • NAW
    Wij gebruiken uw NAW gegevens (naam, adres en woonplaats) ter controle in de verschillende aangiftes die wij voor u verzorgen. Denk hierbij aan de aangifte omzetbelasting en inkomstenbelasting. Ook worden uw NAW gegevens vermeld in het jaarrapport en in ons debiteurensysteem voor facturatie. Indien wij de gehele administratie voor u verzorgen vragen wij meer gegevens, zoals uw geboortedatum en een kopie paspoort.
  • Belastingen
    Voor het opstellen en indienen van diverse aangiftes hebben wij uw gegevens nodig. Bijvoorbeeld voor de inkomstenbelasting, de btw-aangifte, de loonheffingen en de vennootschapsbelasting. De ingediende aangiftes bewaren wij, maar sturen wij ook per mail naar u op.
  • Administratief
    Wij werken in ons boekhoudsysteem met digitale bankbestanden en bankafschriften op papier. Uw zakelijke bankrekening wordt gevraagd voor het verwerken en controleren van deze bankmutaties. Zo zorgen wij ervoor dat uw administratie sluitend is met uw bank.

Hoe bewaren wij uw gegevens?

Uw gegevens worden op ons kantoor in Nieuwlande bewaard. Back-ups worden in de cloud geplaatst.

Bewaarplicht en opvragen administratie

De belastingdienst legt een administratieve bewaarplicht op van zeven jaar. Als ondernemer moet u uw administratie zeven jaar bewaren, maar ook wij zullen uw gegevens om die reden zeven jaar bewaren.

U kunt altijd bij ons opvragen welke gegevens wij van u hebben en hoelang we deze nog bewaren. Zo kunt u ook bij ons terecht wanneer u een document van de Belastingdienst mist of bijvoorbeeld uw jaarrapport kwijt bent. Is de bewaarplicht verstreken? Dan zullen wij uw gegevens uit ons systeem verwijderen.

Uitwisseling met derden

Okken Administraties en Adviezen werkt ook met andere partijen. Wij vragen altijd vooraf uw toestemming voor het uitwisselen van uw gegevens met derden. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij een samenwerking met de notaris, makelaar, externe fiscalisten en de salarisadministrateur. Situaties waarin wij derde partijen inschakelen zijn bedrijfsovernames, fusies, wijzigingen in ondernemingsvorm, een oprichting, aanwezigheid van personeelsbeleid of een aankoop/verkoop van een woning.

Toestemming

Als klant gaat u akkoord met ons privacybeleid. U kunt uw toestemming te allen tijde weer intrekken.